Jak efektywnie organizować dokumenty?

Organizowanie albumów ofertowych może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli masz duże ilości teczek i dokumentów, ale nie musi być to proces bolesny. Planowanie z wyprzedzeniem i podjęcie decyzji o systemie plików może pomóc zorganizować pliki w taki sposób, aby dopasować je do potrzeb Twojej firmy i zapewnić, że znajdziesz ważne dokumenty bardziej efektywnie. Kiedy już masz swoje pliki w dobrym porządku, musisz trzymać się spójnego systemu, aby utrzymać swoje pliki w ten sposób.

1
Tworzenie kategorii albumów. Pierwszą rzeczą do zrobienia, jeśli chcesz zorganizować swoje pliki, jest podjęcie decyzji, jakie główne kategorie będą używane do sortowania. Różne rodzaje biur będą miały różne rodzaje kategorii, ale ogólny system jest taki sam. Musisz wymyślić system, który będzie sortował Twoje pliki w sensowny sposób.[1]
Na przykład, jeśli pracujesz w kancelarii prawnej i potrzebujesz uporządkować akta klientów, możesz sortować według ogólnych typów spraw: procesowych, próbnych, korporacyjnych, administracyjnych i innych.
Zdjęcie zatytułowane Organizuj pliki biurowe Krok 2
2
Ustawić podkategorie. W ramach każdej pojedynczej kategorii, można uzyskać więcej szczegółów poprzez opracowanie listy podkategorii. Każda pojedyncza kartka papieru, która musi zostać złożona, może zostać zdefiniowana przez dwa terminy - kategorię ogólną, a następnie podkategorię.[2]
Na przykład, jeśli tworzysz system składania dokumentów w sprawach finansowych, możesz mieć ogólną kategorię "Płatności wychodzące", a następnie tworzyć podkategorie sprzedawców, dostawców, usług, specjalistów i kosztów administracyjnych.
Zdjęcie zatytułowane Organizuj pliki biurowe Krok 3
3
Użyj systemu kodowania kolorystycznego. Brzmi to prosto, ale może to być bardzo skuteczny sposób na uporządkowanie plików w celu uzyskania szybkiego dostępu. Zdecyduj, ile różnych kategorii będziesz miał w swoim systemie plików, a następnie użyj tych wielu różnych kolorowych folderów.[3]
Zamiast używać folderów, które są całkowicie kolorowe, można użyć zwykłych folderów manili i uzyskać kolorowe naklejki. Następnie możesz przykleić naklejki na górnej zakładce, na krawędzi folderu lub na obu jego krawędziach, aby zwiększyć widoczność.
Obrazek zatytułowany Organizuj pliki biurowe Krok 4
4
Oznaczyć albumy ofertowe. Każdy plik w twoim biurze ma teraz jasne miejsce. Powinieneś napisać etykietę na karcie każdego folderu wyraźnie i schludnie, abyś wiedział, gdzie ona się znajduje. Etykieta na każdym poszczególnym folderze powinna zaczynać się od kategorii ogólnej, a następnie następować po niej określona podkategoria. Na przykład, folder zawierający zapisy płatności dla Twoich sprzedawców powinien mieć etykietę "Płatności wychodzące / Sprzedawcy".
Etykiety na każdym pliku powinny być wydrukowane tak starannie i konsekwentnie, jak to możliwe. Możesz bardzo łatwo kupić pakiet oprogramowania, który pozwoli Ci na formatowanie etykiet, dzięki czemu będziesz mógł je wpisać i wydrukować na swoim komputerze.
Jeśli drukujesz etykiety przy użyciu komputera, powinieneś używać spójnego rozmiaru i stylu czcionki. Jeśli drukujesz ręcznie, powinieneś starać się być konsekwentny i tak schludny, jak to tylko możliwe.
Obrazek zatytułowany Organizuj pliki biurowe Krok 5
5
Sortuj albumy alfabetycznie. Gdy system plików zostanie utworzony i wszystkie foldery zostaną uporządkowane, wówczas należy je uporządkować. Powinieneś posortować foldery ogólne w porządku alfabetycznym. W każdym z folderów ogólnych wszystkie podkategorie powinny być również posortowane alfabetycznie.[4]
Możesz posortować niektóre informacje według daty, a nie według etykiety tematu. Jeśli tak, to będziesz musiał sam zdecydować, czy bardziej sensowne jest sortowanie plików z najnowszymi pozycjami z przodu i przejście do najstarszych, czy też odwrotnie.
Obrazek zatytułowany Organizuj pliki biurowe Krok 6
6
W każdej szufladzie na dokumenty należy zostawić kilka cm miejsca. Podczas tworzenia systemu archiwizacji należy pozostawić miejsce na albumy, aby mogły one rosnąć. W miarę upływu czasu, niewątpliwie otrzymasz więcej papierów do dodania do każdego folderu. Należy pozostawić miejsce na rozwinięcie plików. W przeciwnym razie, będziesz miał później trudne zadanie przeniesienia całych sekcji lub szufladek na pliki, aby zrobić miejsce.